از اوایل قرن بیستم، مدیریت پروژه به‌صورت یک حرفه مستقل به رسمیت پذیرفته شد. مدیریت پروژه PMBOK استانداردی است که به‌صورت بین‌المللی برای مدیریت پروژه تعریف شده است. پروژه ابتدا و انتهای مشخصی دارد و در هر پروژه تلاش‌های منحصربه‌فردی صورت می‌گیرد.
فرموله کردن مدیریت پروژه هرچند دشوار است؛ اما می‌توان استانداردها و مراحلی برای آن تعریف کرد تا بدین شکل صحت تصمیمی که مدیر پروژه می‌گیرد، قابل‌اطمینان‌تر باشد.
تاریخچه مدیریت پروژه PMBOK
مؤسسه مدیریت پروژه یا PMI اولین‌بار نشست خود را در سال 1969 برگزار کرد. این مؤسسه آزمونی به نام PMP برگزار می‌کرد و طی آن گواهینامه‌ای به نام گواهینامه مدیریت پروژه حرفه‌ای اعطا می‌کرد. این گواهینامه در سال 1984 برای اولین‌بار اعطا شد.
در آگوست 1994، پیش‌نویس راهنمای مدیریت پروژه PMBOK در 64 صفحه منتشر شد. این کتاب مرجع آزمون PMP بود. از این رو، آموزش مدیریت پروژه PMBOK به‌دلیل کسب این گواهینامه معتبر بین‌المللی، برای مدیران پروژه اهمیت دارد.
اهمیت دیگر PMBOK این است که با استخدام مدیری که به این استانداردها مسلط باشد، خیال کارفرما از جهت کار مدیر آسوده است و استانداردهای مدیر نیز مشخص خواهند بود؛ بنابراین، نیازی به آموزش‌دادن مدیر پروژه و تیمش از سوی شرکت وجود ندارد.
سپس در سال 1996 اولین ویرایش آن به بازار آمد. راهنمای مدیریت پروژه به روش PMBOK هر ۴ سال یک بار مورد بازنگری قرار می‌گیرد. این بازنگری، به‌دلیل جوان بودن این علم و اضافه‌کردن یافته‌های جدید صورت می‌گیرد.
اکنون آخرین ویرایشی که به زبان فارسی ترجمه شده ویرایش 2017 – 2018 است که 756 صفحه و 49 فرایند دارد.
چرا استاندارد مدیریت پروژه PMBOK مهم است؟
همان‌طور که گفتیم، استخدام مدیر پروژه‌ای که به استاندارد PMBOK مسلط است و با وظایف مدیر پروژه آشنایی دارد، این اطمینان خاطر را به کارفرما می‌دهد که کار او با یک استاندارد بین‌المللی همراه خواهد بود. همچنین، دیگر نیازی به آموزش‌های مجدد از سوی شرکت برای امر مدیریت پروژه وجود ندارد.
مزیت دیگر این است که به‌دلیل وجود استانداردی مشخص، اگر کار مدیری تغییر کرد، کاری که باید بکند تغییر چندانی نمی‌کند. این موضوع از هدر رفت زمان و هزینه جلوگیری می‌کند. دلیل سوم آن است که استاندارد مدیریت پروژه PMBOK باعث به چالش کشیده شدن طرح‌ها می‌شود.
در نتیجه، طرح‌هایی که با احتمال بالایی شکست خواهند خورد از دور خارج می‌شوند و درصد موفقیت بالاتر می‌رود. مدیریت ریسک مدیران پروژه‌ای که به PMBOK مسلط هستند، بسیار بهتر است.
مراحل استاندارد مدیریت پروژه براساس PMBOK چیست؟
مدیریت پروژه PMBOK ساختاری مشتمل بر 5 گروه فرایندی، ۱۰ حوزه دانش و 47 فرایند است. در ادامه، فرایندهای مدیریت پروژه PMBOK که در ۵ گروه طبقه‌بندی شده‌اند را برای شما شرح می‌دهیم.
مرحله آغازین
همان‌طور که از نام این مرحله پیداست، تمام فرایندهایی که برای شروع پروژه لازم است از قبیل تعیین مرزهای پروژه، گرفتن مجوزهای اولیه، تهیه چشم‌انداز و مشخص‌کردن لیست ذی‌نفعان باید در این فاز انجام شوند.
مدیر پروژه تعیین و اختیارات مورد نظر به او داده می‌شود. این مرحله‌ای فرایند سازمانی است و باید در سطحی بالاتر از خود پروژه انجام شود.
مرحله برنامه‌ریزی
نحوه انجام فعالیت‌ها در این مرحله باید مشخص شود. مدیر پروژه باید پیمانکاران را تعیین و زمان پروژه را مشخص کند. زیرساخت‌های موردنیاز برآورد می‌شوند و در نهایت، یک برنامه مدیریت پروژه تدوین می‌شود.
این برنامه شامل برنامه‌های جزئی‌تری مانند مدیریت ریسک، کنترل کیفیت، مدیریت الزامات، مدیریت محدوده و غیره است. در ادامه با این برنامه‌های جزئی نیز آشنایی خواهید یافت.
این برنامه باید به تأیید سرمایه‌گذاران مالی پروژه برسد. در صورت تأیید آن‌ها پروژه می‌تواند به مرحله بعد برود. در غیر این صورت، باید در برنامه تجدید نظر کرد و برنامه جدیدی در اختیار سرمایه‌گزاران قرار گیرد. در نهایت، برنامه مدیریت پروژه نهایی تصویب می‌شود.
مرحله اجرا
در این مرحله اعضای مختلف پروژه کارهایی را که برای نیل به هدف نهایی پروژه بر عهده دارند، شروع می‌کنند. این کارها با توجه به برنامه مدیریت پروژه که در مرحله قبل تصویب شد، صورت می‌گیرد.
در نهایت، خروجی این مرحله تحت عنوان اقلام قابل تحویل پروژه، تحویل می‌شوند. در این مرحله باید به محدودیت‌هایی همچون نیروی انسانی، بودجهٔ پروژه و زمان در اختیار، توجه شود. اگر نیازی به توسعه، افزایش تدارکات یا برخی اقدامات و ارتباطات بود، مدیر پروژه باید بتواند این موارد را مدیریت و حل کند.
بیشترین مقدار بودجه در این مرحله هزینه می‌شود و ممکن است برخی از ذی‌نفعان نیز تغییر کنند. رد یا تأیید این تغییرات بر عهده ریاست سازمان و اجرای آن بر عهده مدیر پروژه است.
مرحله نظارت و کنترل
بدیهی است که هرگز نمی‌توانیم صددرصد مطابق نقشه اولیه‌ای که داشتیم، پیش برویم. لازم است تغییراتی را پس از اجرا روی برخی فرایندها اعمال کنیم.
براساس راهنمای مدیریت پروژه PMBOK، تمام فرایندهایی که نیاز به بازنگری، تنظیم مجدد یا پیگیری دارند باید در این مرحله کنترل شوند؛ بنابراین، باید فرایندهایی که نیاز به نظارت و کنترل دارند، شناسایی شوند.
سپس تغییراتی که نیاز است در این فرایندها صورت بگیرد اعمال شوند. در نهایت، تغییرات انجام‌شده کنترل و با برنامه اولیه مقایسه شوند.
مرحله پایانی
در این مرحله پروژه به‌طور موفقیت‌آمیز، در زمان و بودجه تعیین‌شده به پایان می‌رسد. معمولاً طی مراسمی این پایان را اعلام می‌کنند. مستندات پروژه باید آرشیو شوند و دانشی که طی پروژه به‌دست‌آمده ثبت شود.
این کار جهت انتقال تجربیات و جلوگیری از انجام کارهای تکراری است. به‌این‌ترتیب، سازمان در پروژه بعدی هدررفت کمتری از منابع خود را تجربه خواهد کرد. آخرین بخش از دستمزد مدیریت پروژه نیز در این مرحله پرداخت می‌شود.
باید توجه کنید که اتمام پروژه باید کاملاً رسمی باشد و از مشتری تأییدیهٔ تحویل دریافت شود. اجرای این بخش ممکن است آسان به نظر برسد؛ اما از اهمیت بسیاری برخوردار خواهد بود.
حوزه‌های دانشی مدیریت پروژه PMBOK
استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ده حوزه دانشی را برای درک بهتر مدیران پروژه بیان کرده است. در ادامه به توضیح هر یک از این حوزه‌ها می‌پردازیم:
مدیریت یکپارچگی
این حوزه باعث می‌شود شما بتوانید پروژه را به‌صورت امری واحد ببینید؛ نه فعالیت‌هایی که به‌صورت جدا از هم انجام می‌شوند.
مدیریت محدوده
محدوده یک پروژه، مرزهای آن را مشخص می‌کند. اختیارات، فعالیت‌های دقیق پروژه و انجام آن‌ها، توسط محدوده پروژه مشخص می‌شود. همچنین، محدوده باعث می‌شود از صحت تغییراتی که در پروژه رخ داده است اطمینان داشته باشیم.
در بازه‌های زمانی معینی باید این محدوده بازنگری شود و در صورت لزوم، اصلاحاتی در آن صورت پذیرد.
مشخص است که نمی‌توان تمام فعالیت‌هایی که حین یک پروژه انجام می‌شوند را در محدوده لیست کرد؛ اما باید بیانیه‌ای نوشت که جامعیت آن پروژه را پوشش دهد و ریسک‌ها را نیز به حداقل ممکن برساند. لیست اقلام نهایی پروژه نیز باید در محدوده مشخص شود و به تأیید گیرنده برسد.
مدیریت زمان‌بندی
از بااهمیت‌ترین کار در مدیریت پروژه، مدیریت زمان‌بندی است. برای زمان‌بندی باید پروژه را به کارهای کوچک‌تر که قابلیت اجرا دارند تقسیم کرد. باید توجه داشت که این موضوع با نوشتن ساختار شکست کار فرق دارد. گرچه در هر ۲ باید لیستی از فعالیت‌های انجام‌شده در پروژه را در نظر بگیرید.
سپس برای انجام هر یک از این کارها زمان مناسب را اختصاص دهید. گانت چارت ابزاری است که به‌همین منظور به کار می‌رود. نمودارها باید براساس ارتباطشان با یکدیگر و همچنین اولویتی که در انجام دارند، مرتب شوند. سپس باتوجه به زمان‌های فعالیت‌ها، زمان کل پروژه نیز تقریباً مشخص می‌شود.
مدیریت هزینه
از مهم‌ترین مشکلاتی که یک مدیر پروژه با آن روبه‌رو می‌شود این است که هزینه‌های پروژه طبق بودجه تصویب‌شده پیش نمی‌رود. بسیاری از پروژه‌ها به این دلیل شکست می‌خورند یا به بخشی از هدف خود نمی‌رسند.
برای حل این مشکل، درنظرگرفتن ۲ نکته مهم است. یکی این که تخمین هزینه برای هر فعالیت باید با در نظر گرفتن موارد مؤثر انجام شود تا دچار کمبود یا اضافه بودجه نشویم. مورد دوم این است که در خرج‌کرد هزینه هر فعالیت باید کنترل و نظارت دقیق انجام شود.
مدیریت کیفیت
کیفیت اقلامی که در انتهای پروژه ارائه می‌شوند از مهم‌ترین عوامل پروژه است. بدیهی است اگر محصول نهایی کیفیت لازم را نداشته باشد، تمام تلاش‌ها بی‌معنی می‌شوند.
کنترل کیفیت، بخش‌ها و روش‌های متعددی دارد که باعث می‌شود از سلامت فرایندها و محصولات نهایی اطمینان حاصل کنیم. برنامه کنترل کیفیت باید در ابتدای پروژه تدوین شود.
گاهی این برنامه به‌عنوان فصلی از برنامه مدیریت پروژه و ذیل آن تعریف و گاهی به‌صورت جدا تدوین می‌شود. کنترل کیفیت فقط در انتهای پروژه نیست و در سراسر طول مسیر باید انجام شود.
مدیریت منابع انسانی
افراد دخیل در پروژه و کارکنان، مهم‌ترین منبع پروژه هستند. مدیریت منابع انسانی باید درک درستی از افراد و شرایط داشته باشد.
داشتن مهارت‌های نرم برای برقراری ارتباط با افراد به‌منظور ایجاد تیمی یکپارچه از مهم‌ترین وظایف یک مدیر منابع انسانی است. علاوه بر تشکیل تیم، مدیریت آن‌ها در طول پروژه و دادن پاسخ درست به نیاز افراد نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.
مدیریت ارتباطات
مدیر ارتباطات وظیفه دارد اطلاعات را به‌صورت درست و مناسب به اطلاع ذی‌نفعان پروژه برساند. اطلاع ذی‌نفعان از روند پیشرفت یا مشکلات به‌وجود آمده در پروژه، به‌وسیله مکاتبه با مدیر ارتباطات پروژه که تحت برنامهٔ از قبل تدوین‌شده عمل می‌کند، به‌دست می‌آید.
مدیریت ریسک
ریسک‌های بزرگی که طی پروژه رخ می‌دهند معمولاً خارج از برنامه مدیریت پروژه صورت می‌گیرد. بررسی و تحلیل درست ریسک‌ها و حتی سود بردن از آن‌ها، باعث اطمینان تمام افراد درگیر پروژه می‌شود.
مدیریت ریسک از این جهت باید بسیار مهم تلقی شود. ریسک می‌تواند هم به‌صورت کمّی و هم کیفی صورت گیرد. در صورت عدم توانایی مدیر در مدیریت ریسک، ممکن است پروژه با ضررهای جبران‌ناپذیری مواجه شود.
مدیریت تدارکات
همان‌طور که می‌دانید، وظیفه تأمین کالاها و لوازم مورد نیاز، تجهیزات و غیره بر عهده تدارکات است. برخی پروژه‌ها این مورد را برون‌سپاری می‌کنند و از پیمانکاران خارج از پروژه کمک می‌گیرند.
این اقدام اگرچه باعث سرعت بخشیدن به پروژه می‌شود؛ اما می‌تواند کیفیت کار را تا حدی پایین بیاورد. کار پیمانکاران باید به‌صورت دائمی مورد بررسی قرار گیرد و در صورت نیاز، قطع همکاری و ادامه کار با پیمانکار دیگر صورت پذیرد.
مدیریت ذی‌نفعان
در قدم اول، باید ذی‌نفعان هر پروژه شناسایی شوند. به تمام کسانی که به شکل مستقیم یا غیرمستقیم بر پروژه اثر می‌گذارند یا تأثیری از آن می‌پذیرند، ذی‌نفعان گفته می‌شود.
سپس باید در راستای جلب رضایت آنان تلاش کرد. تعامل مناسب با ذی‌نفعان، مدیریت آن‌ها و برآورده‌کردن رضایتشان در حوزه دانش مدیریت ذی‌نفعان قرار می‌گیرد.
47 فرایند در مدیریت پروژه PMBOK
47 فرایند مختلف، ذیل 5 مرحله‌ای که قبلاً شرح دادیم طبقه‌بندی می‌شوند. در ادامه نام هر مرحله و فرایندهای تحت آن را مشاهده می‌کنید.
آغازین:
- منشور پروژه – ثبت‌نام ذی‌نفعان
برنامه‌ریزی:
- برنامه مدیریت پروژه – برنامه مدیریت الزامات – برنامه مدیریت محدوده – مستندات موردنیاز – ماتریس ردیابی الزامات – معرفی محدوده پروژه – خط مبنای محدوده – برنامه مدیریت زمان‌بندی – ویژگی‌های فعالیت – لیست فعالیت – لیست مایلستون‌ها – شبکه زمان‌بندی پروژه – الزامات منابع – فعالیت منابع – فعالیت منبع – شکست منبع – برآورد مدت‌زمان فعالیت – تقویم پروژه – خط مبنای زمان‌بندی – برنامه مدیریت مالی – برآورد هزینه فعالیت – خط مبنای هزینه – الزامات منابع مالی پروژه – برنامه مدیریت کیفیت – چک‌لیست‌های کیفیت محصول – ماتریس کیفیت – برنامه مدیریت فرایند – برنامه مدیریت منابع انسانی – برنامه مدیریت ارتباطات – برنامه مدیریت ریسک – ثبت ریسک – درخواست تغییر – تصمیم‌گیری – برنامه مدیریت تدارکات – تعیین تدارکات کار – برنامه مدیریت ذی‌نفعان
اجرا:
- گزارش وضعیت پروژه – وضعیت اقلام تحویلی – درخواست تغییر – راهنمای تیم پروژه – ارزیابی عملکرد تیم – فاکتورهای محیطی سازمان – توافقنامه تدارکات – گزارش مشکلات
نظارت و کنترل:
- درخواست تغییر – گزارش تغییر – گزارش وضعیت ارزش کسب‌شده
پایانی:
- درس‌آموخته
نتیجه‌گیری
مدیریت پروژه به عنوان دانشی مجزا در قرن بیستم رسمیت گرفت. سازمان مدیریت پروژه یا PMI شروع به تدوین استانداردهایی برای این علم کرد. کتاب مدیریت پروژه این موسسه که یک راهنماست، هر چهارسال یک بار مورد تجدید نظر و اصلاحاتی قرار می‌گیرد.
راهنمای مدیریت پروژه PMBOK تا ویراست هفتم منتشر شده است. ویراست ششم آن به زبان فارسی در زمان نگارش این مقاله در ایران وجود دارد.
یادگیری این استانداردها هم برای مدیران سازمان‌ها و هم برای مدیران پروژه مفید خواهد بود. مدیریت پروژه به روش PMBOK در 5 مرحله شامل 47 فرآیند و 10 حوزه دانشی ارائه شده است.
در این مقاله به تفصیل به این مراحل و حوزه‌ها پرداخته شد. این حوزه‌ها باعث می‌شوند مدیران پروژه در حل مسائل توانمندتر شوند. کتاب راهنمای مدیریت پروژه PMBOK مرجع آزمون PMP است که به موجب آن گواهینامه بین‌المللی سازمان مدیریت پروژه به دانش آموختگان تقدیم می‌شود.
